Ce que disent les statuts, et pourquoi tout part de là
La loi de 1901 laisse une grande liberté aux associations pour organiser leurs assemblées. Les règles applicables à votre club sont donc d'abord celles de vos statuts et, le cas échéant, de votre règlement intérieur : qui a le pouvoir de convoquer, le délai à respecter, la forme de la convocation (courrier, courriel, affichage), qui peut voter, les procurations, le quorum et les majorités.
Avant de préparer quoi que ce soit, relisez ces articles et notez-les sur une feuille : ils serviront à chaque étape. Si vos statuts sont muets sur un point, ou si vous avez un doute, les fiches pratiques d'associations.gouv.fr et de service-public.fr sont le bon point de départ. Votre district ou votre ligue peut aussi avoir des attentes propres aux clubs affiliés : demandez-leur.
AG ordinaire ou AG extraordinaire
L'assemblée générale ordinaire se réunit en général une fois par saison. Elle entend le rapport moral du président et le rapport financier du trésorier, approuve les comptes de l'exercice écoulé, vote le budget et, selon les statuts, le montant des cotisations, puis renouvelle tout ou partie des membres du comité directeur ou du bureau.
L'assemblée générale extraordinaire est réservée aux décisions que les statuts lui confient, le plus souvent la modification des statuts, une fusion ou la dissolution. Les conditions de quorum et de majorité y sont souvent plus strictes. Rien n'empêche de tenir les deux le même soir, l'une après l'autre, avec deux ordres du jour et deux procès-verbaux distincts.
Préparer la convocation
Une bonne convocation tient sur une page. Elle indique le nom du club, le type d'assemblée, la date, l'heure et le lieu, l'ordre du jour complet, qui peut voter et comment donner pouvoir à un autre membre, et le nom du signataire. Joignez ou mettez à disposition les documents utiles : comptes de l'exercice, budget prévisionnel, liste des postes à pourvoir et modalités de candidature.
Pour un club de foot, pensez aux familles : un licencié mineur est souvent représenté par un parent, selon ce que prévoient les statuts. Envoyez la convocation par le canal prévu par les statuts et gardez une trace de l'envoi : date et liste des destinataires.
Construire l'ordre du jour
L'assemblée ne peut en principe délibérer que sur les points inscrits à l'ordre du jour. Un ordre du jour classique pour l'AG ordinaire d'un club :
- Accueil, vérification du quorum et désignation du président et du secrétaire de séance
- Rapport moral du président et vote
- Rapport financier du trésorier, approbation des comptes et affectation du résultat
- Rapport sportif des responsables de catégories
- Budget prévisionnel et montant des cotisations de la saison
- Élection des membres du comité directeur ou du bureau
- Questions diverses
La rubrique « questions diverses » sert aux échanges : évitez d'y faire voter une décision importante qui n'était pas annoncée.
Le jour de l'assemblée
Faites signer une feuille de présence à l'entrée, en distinguant les membres présents et les pouvoirs reçus. Comptez avant d'ouvrir la séance pour vérifier que le quorum prévu par les statuts est atteint ; s'il ne l'est pas, appliquez ce que prévoient les statuts, souvent une seconde convocation.
Pour chaque vote, annoncez la résolution, faites voter selon la forme prévue (main levée ou bulletin secret, notamment pour les élections si les statuts l'exigent) et notez immédiatement les voix pour, contre et les abstentions. Un membre du bureau qui prend des notes pendant que le président anime, c'est la moitié du procès-verbal déjà écrite.
Rédiger le procès-verbal
Le procès-verbal est le compte rendu officiel des décisions. Il reprend le type d'assemblée, la date, l'heure et le lieu, le nombre de membres présents et représentés, le constat du quorum, le président et le secrétaire de séance puis, pour chaque point de l'ordre du jour, un résumé des échanges et le texte exact des décisions avec le résultat du vote.
Il se termine par l'heure de clôture et la signature des personnes désignées par les statuts, en général le président et le secrétaire de séance. Rédigez-le dans les jours qui suivent, pendant que les souvenirs sont frais, et classez-le avec la feuille de présence et les pouvoirs.
Après l'AG : déclarer les changements
Si l'assemblée a changé des dirigeants ou modifié les statuts, ces changements doivent être déclarés au greffe des associations. La démarche se fait en ligne depuis service-public.fr, dans le délai indiqué sur la fiche officielle, et le procès-verbal vous sera demandé.
Pensez aussi à mettre à jour les interlocuteurs auprès de la banque, de votre district et de vos partenaires, et à transmettre les accès aux nouveaux élus. C'est le moment où une passation mal préparée coûte le plus cher.
Questions fréquentes
Qui convoque l'assemblée générale d'un club de foot ?
Les statuts le précisent. Le plus souvent, c'est le président ou le comité directeur. Vérifiez aussi si les statuts permettent à une partie des membres de demander la réunion d'une assemblée.
Quel délai respecter entre la convocation et l'AG ?
Le délai est fixé par les statuts du club. Respectez celui qu'ils prévoient et gardez une preuve de la date d'envoi.
Les parents d'un joueur mineur peuvent-ils voter ?
Cela dépend des statuts : certains prévoient le vote des mineurs à partir d'un âge donné, d'autres la représentation par un parent ou un représentant légal. Appliquez ce qui est écrit.
Le procès-verbal doit-il être signé ?
Oui, par les personnes que désignent les statuts, en général le président et le secrétaire de séance. C'est ce document qui sera demandé pour déclarer un changement de dirigeants.
Peut-on tenir l'AG en visioconférence ?
Vérifiez d'abord ce que prévoient vos statuts ou votre règlement intérieur, ainsi que les fiches d'associations.gouv.fr. À défaut de règle claire, la réunion en présentiel reste la solution la plus sûre.