Le bureau et le comité directeur
Les statuts du club définissent ses instances : souvent une assemblée générale, un comité directeur élu et un bureau qui gère le quotidien. Le bureau comprend en général au moins un président, un trésorier et un secrétaire, parfois des adjoints et des vice-présidents.
Les pouvoirs de chacun, notamment celui de signer et de représenter le club, sont écrits dans les statuts. Relisez-les à chaque changement d'équipe.
Le président
Il représente le club auprès de la mairie, du district, des partenaires et des familles, et signe au nom du club dans les limites des statuts. Il anime le bureau et prépare l'assemblée générale avec lui.
Il fixe les priorités de la saison et arbitre quand deux équipes veulent le même terrain. Un bon président délègue : son rôle est que les choses soient faites, pas de tout faire.
Le trésorier
Il tient la comptabilité, conserve les pièces justificatives, encaisse les cotisations et suit les impayés, règle les fournisseurs, rapproche la banque et prépare le budget. À l'assemblée générale, il présente le rapport financier et les comptes de l'exercice.
Ses moments forts : la rentrée pour les cotisations, la clôture de l'exercice et l'assemblée générale.
Le secrétaire
Il gère la vie administrative : convocations et procès-verbaux des réunions et assemblées, campagne de licences et pièces justificatives, courrier, archives et, souvent, les informations des membres.
C'est souvent lui qui déclare les changements de dirigeants après l'assemblée générale. Ses moments forts : la campagne de licences, l'assemblée générale et la passation.
Se répartir la saison
Écrivez une page qui liste les grandes tâches de la saison, avec un responsable et un suppléant pour chacune. Calez-la sur le calendrier du club : licences en fin d'été, assemblée générale et reprise, relances d'automne, budget au printemps, clôture des comptes.
Le calendrier de la saison, dans nos outils gratuits, donne les échéances mois par mois.
Les données personnelles des licenciés
Le bureau traite des données sur des adultes et sur beaucoup de mineurs : coordonnées, pièces justificatives, autorisations. Le règlement général sur la protection des données s'applique aux associations comme aux entreprises.
Désignez qui y a accès, ne collectez que ce qui sert, et tenez le registre des traitements. Les fiches de la CNIL destinées aux associations sont la référence. Le test de conformité, dans nos outils gratuits, fait le point en huit questions.
Questions fréquentes
Une même personne peut-elle être trésorier et secrétaire ?
Les statuts le précisent. Même quand c'est possible, séparer les deux fonctions répartit la charge et facilite les contrôles.
Qui signe les chèques et les contrats du club ?
Les personnes à qui les statuts ou une décision du bureau donnent ce pouvoir, en général le président et le trésorier. Mettez la banque à jour à chaque changement.
Le président est-il responsable personnellement ?
Le club, en tant qu'association, répond en principe de ses actes. La responsabilité personnelle d'un dirigeant peut être recherchée dans certains cas, notamment en cas de faute. Pour votre situation, consultez associations.gouv.fr et l'assureur du club.
Où trouver les règles sur les données des licenciés ?
Sur cnil.fr, qui publie des fiches pratiques destinées aux associations.